Легализация документов и апостиль означают подтверждение подлинности, выполненное на территории одной страны для действия на территории другой страны. Подтверждение документов происходит обычно через подтверждение печатей и подписей на нём. Чаще всего такая процедура подразумевает привлечение институтов министерства иностранных дел (или другого схожего ведомства) и посольства страны, куда направляется документ. При этом необходимо понимать, что содержание документа не подтверждается. Это сложная, долгая и довольно затратная процедура.
Вполне закономерно, что ей на смену пришел апостиль — так называемая упрощенная консульская легализация.

Апостиль — это своеобразная стандартизированная форма, утвержденная Гаагской конвенцией от 1961 года и признаваемая всеми странами, ратифицировавшими эту конвенцию. Простыми словами, если в стране «А» поставили апостиль на документ и привезли этот документ в страну «В», он считается легализованным, если обе эти страны подписали Гаагскую конвенцию от 1961 года.
Это утверждение справедливо для всех стран-участников конвенции, в то время как консульская легализация действительна только для одной конкретной страны. К сожалению, ещё не все страны используют апостиль при международном документообороте, поэтому при подаче документов в отдельные страны сохраняется необходимость в легализации.

С чисто теоретической точки зрения все документы, которые предназначены для использования на территории другой страны, должны быть легализованы или апостилированы. Это не касается документов международного образца, таких, как паспорт или водительское удостоверение, однако имеется ряд факторов, не отражённых в официальных документах и постановлениях правительства, но которые имеют место быть в реальной юридической практике.

Для удобства мы рассмотрим две возможные ситуации:

1. Использование иностранных документов на территории Российской Федерации;
2. Использование российских документов на территории иностранных государств.

Легализация документов (иностранных) и апостиль на территории России

Принимая во внимание написанное выше, мы должны понимать, что практически все документы, поступающие из-за рубежа, должны быть должным образом апостилированы или легализованы. Это касается в первую очередь документов, выданных государственными органами. Тем не менее, будьте готовы, что у вас могут потребовать апостиль абсолютно на любом документе, как правомерно, так и не правомерно.

К сожалению, уровень юридической грамотности в нашей стране оставляет желать лучшего, поэтому зачастую у вас могут требовать апостиль документов, которые апостилировать не обязательно или даже невозможно. Лучше подготовиться к такому заранее. Держите всегда в уме, что при предъявлении документов в государственные органы апостиль или легализация требуются практически всегда.

Крупные банки и финансовые учреждения также подкованы в вопросах легализации и могут потребовать у вас легализовать подаваемые документы. В отдельных случаях (при деловой переписке, подаче документов в образовательные учреждения, личных взаимодействиях) легализация не требуется, и вас, скорее всего, никто о ней и не попросит. Если же вы столкнулись с ситуацией, когда от вас требуют апостиль на документ, на котором его вроде бы и не должно быть, постарайтесь объяснить собеседнику, что необходимости в этом нет или что отсутствует возможность легализации такого документа ввиду того, что это не предусмотрено законодательством страны, выдавшей документ.

Если договориться не удалось и поставить апостиль или легализовать документ нет возможности, единственным возможным вариантом будет обращение в консульство страны, выдавшей документ, с просьбой поставить консульскую отметку на документе — или же обратиться с вашим документом в другое место.

Вы должны понимать, что поставить апостиль или сделать консульскую легализацию можно только в стране выдачи документа и нигде больше! Не позволяйте обмануть себя недобросовестным конторам, которые предлагают подобные услуги. Это может привести к крайне нежелательным для Вас последствиям.

Также необходимо помнить, что с некоторыми странами у РФ существуют двусторонние договоренности о правовой взаимопомощи. Такие договоренности обычно означают, что при обмене документами между этими странами нет необходимости в дополнительной легализации или апостилировании таких документов.

Подобные договоренности непостоянны, они меняются, но наиболее стабильны такие признания между государственными органами РФ и странами СНГ. В отдельных случаях, как например, с Испанией, существуют договоренности о признании отдельных групп или видов документов. В любом случае, когда вы собираетесь заказать какой-либо документ на территории иностранного государства, необходимый для действия на территории Российской Федерации, стоит уточнить у принимающего органа, необходимы ли дополнительные действия по его легализации. Это поможет вам избежать потери времени, нервов и денег.

Легализация документов в иностранных государствах

Как и в случае заверения и легализации иностранных документов в России, с теоретической точки зрения все российские документы, предназначенные для использования за пределами РФ, должны быть легализованы или апостилированы. Тут мы сталкиваемся с проблемой: процесс апостилирования и легализации документов в России крайне забюрократизирован, долог и довольно дорогостоящ.

Существует жёсткий перечень документов, которые могут быть легализованы. К ним относятся: документы органов ЗАГС, нотариальные документы, документы гос. архива, судебные документы, документы МВД и образовательные документы. Подобный перечень предоставляет МИД, но нужно понимать, что далеко не любой документ, выданный архивом или МВД, может быть апостилирован. Ситуация осложняется ещё и тем, что существует территориальная разбивка на проставление апостиля — нельзя поставить апостиль в Тверской области на документ, выданный в Москве, и наоборот. Апостиль в России ставится по территориальному признаку, по месту выдачи документа. Исключение составляет органы МВД и департамент образования. МВД может поставить апостиль на справку о несудимости выданную в любом субъекте Российской Федерации. Департамент образования может поставить апостиль на любой диплом или аттестат государственного образца, но сроки проставления апостиля в данном случае существенны. Это создает определённые трудности, особенно сейчас, когда социальная мобильность стала частым явлением, и места выдачи паспорта, свидетельства о рождении и справки о несудимости могут находиться в тысячах километрах друг от друга.

Также нужно учитывать, что Россия является правопреемницей Советского Союза, а значит, документы, выданные на территории СССР, подлежат апостилированию на территории России. Кроме того, нельзя забывать о двусторонних соглашениях между РФ и другими странами с соответствующими постановлениями правительства и подзаконными актами, регулирующими документооборот между странами. Всё это создает настоящую «кашу» в представлении обычного человека, вознамерившегося собрать пакет документов для действий за границей.

Постараемся разложить всю ситуацию по пунктам:

1. Если вы собрались за границу и вам необходимо предоставить комплект документов принимающей стороне, нужно уточнить, требуется ли им легализация документов. Держите в уме, что, если ваши вопросы связаны с получением гражданства в другой стране, оформлением разрешения на проживание или получением кредитов и заключением сделок, то легализация вам, скорее всего, понадобится, даже если принимающая сторона об этом ничего не знает.

2. Когда вы поняли, что легализация и заверение документов нужны, предстоит понять, какой именно вариант вам необходим — консульская легализация или апостилирование документов (упрощённая легализация). Для этого надо узнать, подписала ли ваша страна въезда Гаагскую конвенцию от 1961 года. Для этого подойдёт любой соответствующий информационный сервис. Все европейские страны, США, Канада и Австралия подписали эту конвенцию.

3. Если вам необходим именно апостиль, можно приступить к сортировке документов, исходя из перечня, указанного выше. Помните золотое правило: апостиль проставляется только по месту выдачи документа. О возможности проставить апостиль на тот или иной документ вы можете узнать в соответствующем органе, но лучше уточнить у наших специалистов — к сожалению, есть множество мелких нюансов, учесть которые неподготовленный человек не может.

4. Если ваша страна въезда не принимает апостиль, вам необходимо сделать консульскую легализацию документа, которая включает в себя три ступени: Минюст, МИД и посольство той страны, куда пойдёт документ. Именно в посольстве и стоит уточнить все нюансы оформления ваших документов. Это процедура ещё сложнее и дольше проставления апостиля, поэтому с этим вопросом также лучше обратиться к нашим специалистам.

Иногда возникают моменты, когда проставить апостиль на ваш документ невозможно. К сожалению, часто принимающая сторона требует поставить апостиль на оригиналы медицинских документов, договоры, другие документы, которые по законодательству не апостилируются. Также существует очень раздражающая правовая коллизия. Ввиду непростой внешнеполитической обстановки некоторые страны, с которыми существуют договора о правовой взаимопомощи, в одностороннем порядке расторгли их, но наши службы не зафиксировали этот момент и не признали расторжения таких договоров. В результате принимающая сторона требует у граждан проставления апостиля на документы для использования их на территории иностранного государства, которое, по мнению наших служб, и так должно их признавать.

В таком случае в проставлении апостиля отказывают, но не стоит отчаиваться: мы накопили богатый опыт выхода из подобных неоднозначных ситуаций с помощью соответствующего оформления документов и всегда можем если уж не выручить наших клиентов, то, по крайней мере, подсказать им дальнейшие действия.