Особенности легализации документов за рубежом

Как и в случае заверения и легализации иностранных документов в России, с теоретической точки зрения все российские документы, предназначенные для использования за пределами РФ, должны быть легализованы или апостилированы. Тут мы сталкиваемся с проблемой: процесс апостилирования и легализации документов в России крайне забюрократизирован, долог и довольно затратен.

Существует жёсткий перечень документов, которые могут быть легализованы. К ним относятся: документы органов ЗАГС, нотариальные документы, документы гос. архива, судебные документы, документы МВД и образовательные документы. Подобный перечень предоставляет МИД, но нужно понимать, что далеко не любой документ, выданный архивом или МВД, может быть апостилирован. Ситуация осложняется ещё и тем, что существует территориальная разбивка на проставление апостиля — нельзя поставить апостиль в Тверской области на документ, выданный в Москве, и наоборот. Это создает определённые трудности, особенно сейчас, когда социальная мобильность стала частым явлением, и места выдачи паспорта, свидетельства о рождении и справки о несудимости могут находиться в тысячах километрах друг от друга.

Также нужно учитывать, что Россия является правопреемницей Советского Союза, а значит, документы, выданные на территории СССР, подлежат апостилированию на территории России. Кроме того, нельзя забывать о двусторонних соглашениях между РФ и другими странами с соответствующими постановлениями правительства и подзаконными актами, регулирующими документооборот между странами. Всё это создает настоящую «кашу» в представлении обычного человека, вознамерившегося собрать пакет документов для действий за границей. Постараемся разложить всю ситуацию по пунктам:

1. Если вы собрались за границу и вам необходимо предоставить комплект документов принимающей стороне, нужно уточнить, требуется ли им легализация документов. Держите в уме, что, если ваши вопросы связаны с получением гражданства в другой стране, оформлением разрешения на проживание или получением кредитов и заключением сделок, то легализация вам, скорее всего, понадобится, даже если принимающая сторона об этом ничего не знает.
2. Когда вы поняли, что легализация и заверение документов нужны, предстоит понять, какой именно вариант вам необходим — консульская легализация или апостилирование документов (упрощённая легализация). Для этого надо узнать, подписала ли ваша страна въезда Гаагскую конвенцию от 1961 года. Для этого подойдёт любой соответствующий информационный сервис. Все европейские страны, США, Канада и Австралия подписали эту конвенцию.
3. Если вам необходим именно апостиль, можно приступить к сортировке документов, исходя из перечня, указанного выше. Помните золотое правило: апостиль проставляется только по месту выдачи документа. О возможности проставить апостиль на тот или иной документ вы можете узнать в соответствующем органе, но лучше уточнить у наших специалистов — к сожалению, есть множество мелких нюансов, учесть которые неподготовленный человек не может.
4. Если ваша страна въезда не принимает апостиль, вам необходимо сделать консульскую легализацию документа, которая включает в себя три ступени: Минюст, МИД и посольство той страны, куда пойдёт документ. Именно в посольстве и стоит уточнить все нюансы оформления ваших документов. Это процедура ещё сложнее и дольше проставления апостиля, поэтому с этим вопросом также лучше обратиться к нашим специалистам.

Иногда возникают моменты, когда проставить апостиль на ваш документ невозможно. К сожалению, часто принимающая сторона требует поставить апостиль на оригиналы медицинских документов, договоры, другие документы, которые по законодательству не апостилируются. Также существует очень раздражающая правовая коллизия. Ввиду непростой внешнеполитической обстановки некоторые страны, с которыми существуют договора о правовой взаимопомощи, в одностороннем порядке расторгли их, но наши службы не зафиксировали этот момент и не признали расторжения таких договоров. В результате принимающая сторона требует у граждан проставления апостиля на документы для использования их на территории иностранного государства, которое, по мнению наших служб, и так должно их признавать.

В таком случае в проставлении апостиля отказывают, но не стоит отчаиваться: мы накопили богатый опыт выхода из подобных неоднозначных ситуаций с помощью соответствующего оформления документов и всегда можем если уж не выручить наших клиентов, то, по крайней мере, подсказать им дальнейшие действия.